Mediante la presente política, SOCIEDAD ANÓNIMA DE GESTIÓN DE SERVICIOS Y CONSERVACIÓN, GESECO (en adelante, GESECO) pretende establecer un proceso para fomentar la cultura de la comunicación de informaciones de infracciones o vulneraciones de la normativa legal, adoptándose la implantación de un Sistema Interno de Información (SII), que se configura como un mecanismo para prevenir y detectar amenazas en todos los ámbitos del negocio, en conformidad con las disposiciones legales y reglamentos aplicables.
Las personas trabajadoras y partes relacionadas (clientes, proveedores, entre otros) de GESECO, independientemente del puesto, posición o relación que mantengan, tendrán la responsabilidad de informar sobre infracciones cometidas en el contexto laboral o profesional de las que tengan conocimiento o consideren que han sido participes, voluntaria o involuntariamente, a través del SII, cayendo dentro de su ámbito de actuación las siguientes materias:
Responsable del Sistema Interno de Información
El Responsable del SII nombrado por GESECO es el encargado de la gestión independiente y autónoma de todas las comunicaciones registradas en el SII y, por lo tanto, de su tramitación diligente.
El Responsable del SII, es un órgano colegiado compuesto por tres miembros de GESECO, delegándose las funciones de gestión del SII en uno de ellos, que tendrá la cualidad de directivo de la organización.
En aquellos casos en los que cualquier tramitación del SII pueda provocar un conflicto de interés con dicho delegado, éste será sustituido en las funciones de gestión por otro de los miembros del Responsable del SII.
a) CONFIDENCIALIDAD
se garantiza la confidencialidad del informante, a salvo de que dicha información sea exigida por autoridad administrativa o judicial, así como el cumplimiento en su tramitación de las normas sobre Protección de Datos de Carácter Personal.
b) IMPULSO
de la investigación por parte de Responsable del SII, que vendrá obligado a tramitar una comunicación susceptible de ser contraria a cualquier disposición contenida dentro del ámbito del SII.
c) INDEMNIDAD
los informantes tendrán derecho a medidas de protección.
d) CONTRADICCIÓN
el procedimiento requiere permitir al denunciado que, ante la imputación de unas conductas, y en exigencia al respeto a la presunción de inocencia y al honor, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que a su derecho convenga.
e) ESCRITO
el procedimiento de información tiene un carácter eminentemente escrito, sin perjuicio de que determinadas actuaciones que se tomen en el curso del proceso puedan tener carácter verbal, como, por ejemplo, denuncias por notas de voz, información a la persona afectada, entrevistas individuales con testigos o denunciante, etc.
f) CUMPLIMIENTO
escrupuloso de la legislación sobre datos personales a los efectos de la gestión de cualquier información recibida.
El SII se encuentra alojado en la sección Canal de Información de la web corporativa www.geseco.es. Para presentar informaciones, el informante deberá cumplimentar el formulario electrónico disponible, debiendo aportar como contenido mínimo de la misma:
De manera voluntaria, el informante podrá asimismo facilitar su nombre, apellidos y datos de contacto (teléfono y/o dirección de correo electrónico).
Una vez presentada la información, el Responsable del SII acusará recibo indicándole al informante el número de ID de la información para que pueda hacer seguimiento de la misma, para lo que necesitará, asimismo la contraseña creada en el momento de la cumplimentación del formulario.
El Responsable del SII asimismo indicará que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros y comunicándole asimismo el curso que corresponde dar ala misma.
NO ADMISIÓN
En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que la misma es considerada que no vulneran ninguna normativa dentro del ámbito de aplicación del presente procedimiento, sea inconsistente, poco seria, sin fundamento o inverosímil, así como si no contiene ninguna información nueva y/o significativa, no se admitirán a trámite, debiendo justificar el motivo de no admisión y, además, comunicar al informante este extremo y archivarse.
El informe en el que se justifique la no admisión a trámite deberá contener:
ADMISIÓN
En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que existan indicios suficientes de comisión de infracción, se admitirán a trámite y el Responsable del SII iniciará la fase de investigación.
La investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas acomprobar la verosimilitud de los hechos relatados, que implicará que el Responsable del SII realizará las siguientes actuaciones con el fin de impulsar el procedimiento:
Una vez concluida la investigación interna, el Responsable del SII elaborará un informe final de conclusiones, teniendo en cuenta la evaluación final de los resultados, detallando el caso ocurrido y las diligencias ejecutadas, el cual deberá clasificar la conclusión de la investigación como:
Dicho informe final, reflejará el resultado de la fase de investigación y contendrá los siguientes extremos, expuestos de manera clara y concisa:
Sobre la base de las conclusiones obtenidas en la investigación, el Responsable del SII procederá a realizar su propuesta de resolución, con el fin de que sea aprobada por el órgano competente, previa comunicación, en su caso, al resto deórganos internos necesarios para la viabilidad de esta aprobación.
Junto con las conclusiones, el Responsable del SII propondrá la adopción, en su caso, de las medidas correctivas, preventivas o disciplinarias que considere adecuadas y proporcionales para cesar la infracción, mitigar el riesgo identificado y prevenir la reincidencia de las infracciones relatadas, dando origen a:
a) Actualización de los procesos y métodos de control o políticas de la empresa.
b) Correcciones o ajuste de documentos.
c) Reporte a las autoridades reguladoras competentes.
d) Cese de relaciones contractuales.
e) Instauración del proceso disciplinar.
f) Remisión, en su caso, al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito.
Una vez que sean aprobadas, dichas medidas serán comunicadas a la persona responsable de ejecutar las acciones indicadas, que tras su análisis decidirá qué medidas implementar, pudiendo seguir la orientación indicada en el informe, o aplicar otras que considere más adecuadas.
Los responsables de la recepción y tratamiento de denuncias asegurarán la gestión de un registro de denuncias recibidas y su conservación, por lo menos, durante un periodo de 5 años e, independientemente de este plazo, durante la vigencia de los procesos judiciales o administrativos referentes a la denuncia.
El SII dispone de un libro de registro electrónico para la gestión de denuncias con acceso restringido donde consta:
En el desarrollo de la investigación, el RSI puede solicitar el apoyo de diferentes áreas de la organización internas/externa tales como:
En cualquier caso, el Responsable del SII dará acceso a la información mínima necesaria a dichos miembros del equipo, con el fin de que se garantice la confidencialidad del procedimiento, se salvaguarde la identidad del informante y no se pongan en peligro las medidas de protección al informante, contenidas en el presente procedimiento.
Asimismo, se informará a los miembros del equipo investigador de toda la legislación de protección de datos aplicables a la investigación.
Durante cualquier momento del procedimiento, el Responsable del SII remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la UE se remitirá a la Fiscalía Europea.
En caso de ser necesario y adecuado, y así sea requerido legalmente, en función del tipo y naturaleza de la infracción, se procederá a la comunicación de la misma a las autoridades competentes.