Mediante el presente procedimiento la entidad GALICIAN COUNTRY HOMES, S.L.U. (en adelante, la ENTIDAD) establecen un proceso para fomentar la cultura de la comunicación de informaciones de infracciones o vulneraciones de la normativa legal en su seno, adoptándose la implantación de un CANAL DE INFORMACIÓN, que se configura como un mecanismo para prevenir y detectar amenazas en todos los ámbitos del negocio, en conformidad con las disposiciones legales y reglamentos aplicables.
Los empleados y partes relacionadas (clientes, proveedores, etc) de LA ENTIDAD, independientemente del puesto, posición o relación que mantengan, tendrán la responsabilidad de informar sobre infracciones cometidas en el contexto laboral o profesional de las que tengan conocimiento o consideren que han sido partícipes, voluntaria o involuntariamente, a través del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, cayendo dentro de su ámbito de actuación las siguientes materias:
Infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando:
Afecten a alguna de las materias señaladas en el Anexo I de la Directiva 2019/1937
Afecten a los intereses financieros de la Unión
Incidan en el mercado interior;
Infracciones administrativas graves o muy graves;
Hechos delictivos; o
Situaciones de acoso laboral o sexual en el ámbito laboral;
El Responsable del Sistema de Información nombrado por LA ENTIDAD es el encargado de la gestión independiente y autónoma de todas las comunicaciones registradas en el SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN y, por lo tanto, de su tramitación diligente.
El CANAL DE INFORMACIÓN se caracteriza por ser un sistema:
Abierto, al estar disponible para cualquier empleado, directivo o tercera persona a través de la web corporativa de la ENTIDAD.
Permitir la presentación de comunicaciones de información anónimas.
Seguro, al estar diseñado para impedir el acceso del personal no autorizado a la identidad del informante o de cualquier tercero mencionado en la comunicación, mediante la custodia confidencial de toda la documentación e información relativa a las comunicaciones en su propia plataforma.
El CANAL DE INFORMACIÓN se basa en los siguientes principios:
CONFIDENCIALIDAD: se garantiza la confidencialidad del informante, salvo que dicha información sea exigida por una autoridad administrativa o judicial o bien se fundamente en el cumplimiento de una normativa legal aplicable.
INDEMNIDAD: los informantes tendrán derecho a la ausencia de cualquier tipo de represalias, incluidas las amenazas o tentativas de represalias, entendiéndose por tales, a título meramente enunciativo, la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, los daños reputacionales o económicos, la evaluación o referencias negativas respecto del desempeño laboral o profesional, la inclusión en listas negras, la denegación de permisos, la denegación de formación o la discriminación o el trato desfavorable o injusto.
Quedan expresamente excluidos de la protección mencionada aquellas personas que comuniquen o revelen:
Informaciones contenidas en comunicaciones no hayan sido admitidas a trámite.
Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
Informaciones fuera del objeto del presente Procedimiento.
Constituyen requisitos necesarios e imprescindibles para la aplicación de las medidas de protección mencionadas la concurrencia de las siguientes circunstancias:
Que existan motivos razonables para pensar que la información suministrada es veraz en el momento de la comunicación, por estar basadas en indicios razonables, aun cuando no se aporten pruebas concluyentes.
Que la comunicación se haya realizado conforme a los requerimientos del presente procedimiento.
ESCRITO: el procedimiento de información tiene un carácter eminentemente escrito, sin perjuicio de que determinadas actuaciones que se tomen en el curso del proceso puedan tener carácter verbal, como, por ejemplo, información a la persona afectada, entrevistas individuales con testigos o denunciante, etc.
IMPULSO de la investigación por parte de Responsable del Sistema de Información, que vendrá obligado a la gestión eficaz del Sistema Interno de Información, entre lo que se incluye tramitar las comunicaciones contenidas dentro del ámbito del CANAL DE INFORMACIÓN de acuerdo a lo previsto en la Ley y el presente procedimiento.
CONTRADICCIÓN: el procedimiento requiere permitir al denunciado que, ante la imputación de unas conductas, y en exigencia al respeto a la presunción de inocencia y al honor, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que a su Derecho convenga.
CUMPLIMIENTO: escrupuloso de la legislación sobre datos personales a los efectos de la gestión de cualquier información recibida.
La duración de las actuaciones de investigación y resolución del procedimiento no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, si no se pudo remitir un acuse de recibo al informante, o a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo en aquellos casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales, previo informe justificativo del Responsable del Sistema de Información.
El CANAL DE INFORMACIÓN se encuentra alojado en la página de inicio de la web corporativa. Para presentar informaciones, el informante deberá cumplimentar el formulario electrónico disponible, debiendo aportar como contenido mínimo de la misma:
Una contraseña, para poder acceder posteriormente al estado de la tramitación interna de la comunicación.
El título de la información.
Una descripción de los hechos y argumentos en los que se fundamente, bien de manera escrita u oral, así como las correspondientes pruebas, en caso de que disponga de ellas, indicando los elementos o circunstancias que permitan acreditar la concurrencia de éstos. En caso de que la información sea nominativa, el informante suministrará los datos de que disponga relativos a la identificación de la persona o colectivo con los que se relacionan los hechos informados. Finalmente, si la información se dirige a la empresa como tal se indicará tal circunstancia.
De manera voluntaria, el informante podrá asimismo facilitar su nombre, apellidos y datos de contacto (teléfono y/o dirección de correo electrónico) mediante su consignación en el mencionado formulario.
Una vez presentada la información, el Responsable del Sistema de Información acusará recibo indicándole al informante el número de ID de la comunicación presentada, con el fin de que pueda hacer seguimiento de la misma, para cuyo acceso necesitará, además de ese número ID, la contraseña creada en el momento de la cumplimentación del formulario.
El Responsable del Sistema de Información asimismo indicará que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros y comunicándose asimismo el curso que corresponde dar a la misma.
El Responsable del Sistema y el informante podrán asimismo comunicarse de manera confidencial a través de la funcionalidad de seguimiento disponible en la funcionalidad electrónica mencionada en el párrafo precedente.
Tras la recepción de la información, el Responsable del Sistema de Información incoará el procedimiento y realizará una evaluación con el fin de analizar si la información cae dentro del ámbito del CANAL DE INFORMACIÓN y, también, para cerciorarse de la veracidad de la información, con el fin de concluir, sin demora injustificada, el avance o no de la investigación, esto es:
En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que la misma es considerada que no vulneran ninguna normativa dentro del ámbito de aplicación del presente procedimiento, sea inconsistente, poco seria, sin fundamento o inverosímil, así como si no contiene ninguna información nueva y/o significativa, NO SE ADMITIRÁN A TRÁMITE, debiendo justificar el motivo de no admisión y, además, comunicar al informante este extremo y archivarse.
El informe justificativo de la no admisión a trámite deberá contener:
Información descriptiva de la comunicación con indicación de su fecha de recepción.
Datos aportados en la comunicación.
Valoración del contenido de la comunicación y, en su caso, de la fiabilidad del informante.
En aquellos casos en los que las comunicaciones no sean admitidas a trámite se pondrá en conocimiento del informante este hecho.
En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que existan indicios suficientes de comisión de infracción, se ADMITIRÁN A TRÁMITE y el RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN iniciará la fase de investigación.
La investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados, que implica que el Responsable del Sistema de Información realizará las siguientes actuaciones con el fin de impulsar el procedimiento:
Con respecto al informante:
Comunicarle la apertura de la fase investigación.
Solicitarle cualquier ampliación o aclaración del contenido de la información en caso de que lo considere necesario.
Con respecto a los hechos informados:
Análisis de la información recibida y la integración de esta con expresión de las hipótesis más probables y de mayor riesgo.
Proponer aquellas medidas necesarias por motivos de urgencia para evitar o al menos minimizar las consecuencias perjudiciales para la empresa de los hechos denunciados.
Recabar la información mediante el correspondiente traslado que se precise del resto de departamentos de la empresa. Todos los empleados y las unidades organizativas o departamentos de la empresa tienen la obligación de colaborar en la investigación facilitando al Responsable del Sistema de Información toda la información y documentación que le sea requerida para el esclarecimiento de los hechos, manteniendo una confidencialidad absoluta.
Recabar informes de profesionales externos mediante el correspondiente traslado, para obtener la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos y su evaluación.
En relación con la persona afectada:
Salvo que se ponga en riesgo el curso de la instrucción como consecuencia de que exista la posibilidad de facilitar la ocultación, destrucción o alteración de pruebas, se informará a la persona afectada de la recepción de la información relatando los hechos de manera sucinta con indicación de todos los derechos que le asisten, esto es, presentar alegaciones y del tratamiento de sus datos personales.
En caso de no informar a la persona afectada, el Responsable del Sistema de Información, justificará por escrito y de manera detallada los extremos que le han llevado a esa conclusión.
En ningún caso se comunicará al sujeto afectado la identidad del informante ni dará acceso a la comunicación.
Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.
Una vez concluida la investigación interna, el Responsable del Sistema de Información elaborará un informe final de conclusiones, teniendo en cuenta la evaluación final de los resultados, detallando el caso ocurrido y las diligencias ejecutadas, el cual deberá clasificar la conclusión de la investigación como:
NO PROCEDENTE, cuando los resultados no confirmen la denuncia comunicada o no existen constataciones suficientes para confirmarla.
PROCEDENTE, las constataciones confirman la infracción comunicada.
Dicho informe final, reflejará el resultado de la fase de investigación y contendrá los siguientes extremos, expuestos de manera clara y concisa:
Exposición detallada de los hechos junto con la identificación y fecha de recepción de la información.
Objeto de la investigación y finalidad de esta.
Actuaciones y aspectos analizados, con los hechos relevantes investigados y detectados, así como las evidencias y documentación aportadas y utilizadas en el procedimiento con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
Conclusiones alcanzadas y valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
Sobre la base de las conclusiones obtenidas en la investigación, el Responsable del Sistema Interno de Información procederá a realizar su propuesta de resolución, con el fin de que sea aprobada, previa comunicación, en su caso, al resto de órganos internos necesarios para la viabilidad de esta aprobación.
Junto con las conclusiones, el Responsable del Sistema propondrá la adopción, en su caso, de las medidas correctivas, preventivas o disciplinarias que considere adecuadas y proporcionales para cesar la infracción, mitigar el riesgo identificado y prevenir la reincidencia de las infracciones relatadas.
Una vez que sean aprobadas, dichas medidas serán comunicadas a la persona responsable de ejecutar las acciones indicadas, que tras su análisis decidirá qué medidas implementar, pudiendo seguir la orientación indicada en el informe, o aplicar otras que considere más adecuadas.
El Responsable del Sistema será el encargado de la gestión de un registro de comunicaciones recibidas y su conservación, por lo menos, durante un periodo de 5 años e, independientemente de este plazo, durante la vigencia de los procesos judiciales o administrativos referentes a la denuncia.
A estos efectos, el CANAL DE INFORMACIÓN dispone de un libro de registro electrónico para la gestión de denuncias, de acceso restringido, en el que consta:
ID denuncia.
Fecha de recepción.
Código de identificación.
Actuaciones desarrolladas.
Medidas adoptadas.
Estado.
Fecha cierre.
En el desarrollo de la investigación, el Responsable del Sistema de Información puede solicitar el apoyo de diferentes áreas de la organización internas/externa de LA ENTIDAD, que tienen la obligación de colaborar en la investigación facilitando toda la información y documentación que le sea requerida para el esclarecimiento de los hechos y, asimismo, manteniendo una confidencialidad absoluta.
En cualquier caso, el Responsable del Sistema de Información dará acceso a la información mínima necesaria a dichos miembros del equipo, con el fin de que la confidencialidad del procedimiento sea garantizada en todo momento, se salvaguarde la identidad del informante y no se pongan en peligro las medidas de protección al informante, contenidas en el presente procedimiento.
Asimismo, se informará a los miembros del equipo investigador de toda la legislación de protección de datos aplicable a la investigación.