1.- INTRODUCCIÓN

El Canal de Información (en adelante, CI) de CAFÉS CANDELAS se configura como un mecanismo de control y prevención del riesgo de incumplimiento de las normas contenidas en el Código Ético y su normativa de desarrollo, con especial atención y orientación a la prevención de delitos establecidos por el Manual de Prevención Penal corporativo. Asimismo, y, específicamente, el CI debe ser la vía utilizada para poner en conocimiento de la empresa cualesquiera de las situaciones contenidas en el Protocolo de Prevención y Tratamiento de las situaciones de Acoso Moral, Sexual y por razones de sexo en el trabajo (en adelante, PPTAMS).

En este sentid, el CI constituye un flujo de comunicación directa y constante hacia el Responsable del Canal de Información (en adelante, RCI), que es esencial, no sólo desde el punto de vista correctivo y preventivo de conductas, sino también como herramienta de mejora continua.

En el diseño del CI se han seguido las directrices y requisitos exigidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

 

2.- OBJETO

Deberá ser objeto de comunicación por parte de los/las empleados/as, directivos/as o terceras partes relacionadas con CAFÉS CANDELAS todo acto ocurrido en el ámbito de actuación de la empresa realizado por cualesquiera directivos/as y/o empleados/as de la empresa o de la empresa como colectivo, de cuya posible ocurrencia o comisión tengan conocimiento, directo o indirecto, que (i) sea contrario a las disposiciones del Código Ético así, (ii) sea susceptible de ser considerado como penalmente ilícito, (iii) pueda constituir una infracción administrativa grave o muy grave o (iii) pueda suponer un incumplimiento de lo dispuesto en el PPTAMS.

Asimismo, todo/a empleado/a o directivo/a de la empresa podrá hacer uso del CI para realizar consultas o recabar la oportuna aclaración sobre las dudas que pueda suscitar el contenido, interpretación, aplicación y cumplimiento del Código Ético corporativo y su normativa de desarrollo. 

 

3.- RESPONSABLE DEL CANAL DE INFORMACIÓN (RCI)

Es voluntad del órgano de administración de la empresa que la responsabilidad de la gestión del CI recaiga sobre el Comité de Cumplimiento de Cafés Candelas. En este sentido, en tanto órgano colegiado, el Comité delegará en uno/a de sus miembros/as, que deberá ser un/una directivo/a de la compañía, las facultades de gestión del CI y la tramitación de expedientes de investigación. Asimismo, el Comité designará un/a sustituto/a del representante para aquellos supuestos en los que el/la representante nombrado deba abstenerse por presentarse en el supuesto concreto una situación de conflicto de interés.

El responsable del CI deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de Cafés Candelas, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y deberá disponer de todos los medios materiales y humanos necesarios para llevarlos a cabo.

 

4.- PUBLICIDAD DE LA INFORMACIÓN

El canal ordinario de recepción de comunicaciones constitutivo del CI habilitado por CAFÉS CANDELAS está alojado en la página de inicio web corporativa de la empresa, en la sección independiente denominada “CANAL DE INFORMACIÓN”¹ donde se dispone del correspondiente formulario con los campos mínimos necesarios que es preciso cumplimentar para su validez. Asimismo, en dicha sección se detallan y las oportunas indicaciones en relación con su tramitación y seguimiento.

No obstante, las comunicaciones también se podrán evacuar mediante escrito dirigido al RCI, por correo a la dirección de la sede de la empresa sita en Polígono Industrial do Ceao, Rúa dos Transportes, 7, Lugo.  

Por otro lado, el RCI será el encargado del mantenimiento del libro-registro de las denuncias y consultas recibidas y de su tramitación, garantizando, en todo caso, su custodia en los más estrictos términos de confidencialidad.

 

5.- CARACTERÍSTICAS Y PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Principios del procedimiento

El régimen de comunicación de información se caracteriza por ser abierto, al estar disponible para cualquier empleado/a, directivo/a o tercera persona, así como por permitir el anonimato de los informantes.

Los principios rectores del procedimiento son los siguientes:

• CONFIDENCIALIDAD: se garantiza la confidencialidad del informante, a salvo de que dicha información sea exigida por autoridad administrativa o judicial,

• PRIVACIDAD: el presente procedimiento respeta escrupulosamente el cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos de Carácter Personal, esto es, los principios de otorgamiento del consentimiento informado del interesado, licitud del tratamiento, ejercicio de derechos por parte del interesado, minimización de datos y custodia segura de los mismos, entre otros.

• ESCRITO: el procedimiento de información tiene un carácter eminentemente escrito, sin perjuicio de que determinadas que se tomen en el curso del proceso tengan carácter verbal (comunicación de la información inicial, información a la persona afectada, entrevistas individuales con testigos o denunciante, etc.). 

• IMPULSO de la investigación por parte de la organización. Una vez que el RCI reciba, por cualquier vía, una comunicación susceptible de ser contraria a las normas internas de la organización, la investigación no puede depender de la voluntad del denunciante.  

• CONTRADICCIÓN: el procedimiento requiere permitir al denunciado que, ante la imputación de unas conductas, y en exigencia al respeto a la presunción de inocencia y al honor, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que a su Derecho convenga. 

 

5.2 Medidas de protección 

El procedimiento garantiza la indemnidad de los informantes, en el sentido de que tendrán derecho a las medidas de protección del presente apartado siempre que la información suministrada se refiera a acciones u omisiones que caigan dentro del ámbito de aplicación del artículo 2 de la Ley 2/2023 (infracciones del derecho de la UE y acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave) y, asimismo, concurran las siguientes circunstancias:

• Existan motivos razonables para pensar que la información suministrada es veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes.

• La comunicación se haya realizado conforme a los requerimientos del presente procedimiento.

 

Las medidas de protección aplicables a los informantes serán las siguientes:

• Ausencia de represalias, incluidas las amenazas o tentativas de represalias, entendiéndose por tales, a título enunciativo, la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, daños reputacionales o económicos, evaluación o referencias negativas respecto del desempeño laboral o profesional, inclusión en listas negras, denegación de permisos, denegación de formación o la discriminación o el trato desfavorable o injusto.

• Medidas de apoyo tales como la información, asesoramiento y/o asistencia jurídica.

 

Quedan expresamente excluidos de la protección mencionada aquellas personas que comuniquen o revelen:

• Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido consideradas no pertinentes.

• Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.

• Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

• Informaciones fuera del objeto del presente Procedimiento.

 

6.- RÉGIMEN DE LAS CONSULTAS

6.1 Contenido de la consulta 

En el contenido de la consulta se debe dejar constancia de los siguientes extremos: 

• Consulta planteada. En el caso del formulario online, esta información se indicará en la sección “Comentarios”.  

• Cualquier documentación soporte o aclarativa de la consulta planteada. 

 

6.2 Tramitación de la consulta 

El RCI atenderá las consultas evacuadas y resolverá las mismas a la mayor brevedad suministrando la oportuna información al solicitante.

Si estima que el contenido de la consulta puede resultar de interés para el colectivo de la empresa, publicará su resolución a toda la organización.  

Asimismo, si con ocasión de la consulta se detectase cualquier fallo o debilidad en el sistema de prevención o se hiciese aconsejable la mejora de este en cualquier extremo, propondrá la adopción de las consiguientes medidas correctoras y/o complementarias que considere preciso implementar. 

 

7.- PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN

7.1 Comunicación 

Los informantes harán uso del CI para poner en conocimiento del RCI cualquier cuestión e información objeto de su competencia. Asimismo, el RCI y el Comité de Cumplimiento podrán presentar informaciones y comunicaciones de oficio en caso de que tenga conocimiento de algún hecho que pueda suponer la vulneración de la normativa vigente, así como de lo establecido en el Código Ético corporativo y su normativa de desarrollo.

 

7.2 Contenido de la información

El contenido mínimo de la denuncia será una descripción concisa de los hechos, en el caso de que el informante opte por presentar una información anónima. Adicionalmente, se podrá acompañar dicha información de los argumentos en los que se fundamente y, en caso de que se disponga de ellas, aportación de las pruebas de los hechos informados o indicación de los elementos o circunstancias que permitan acreditar la ocurrencia de estos.  

En caso de que la información sea nominativa, se deberán aportar los datos de que disponga el informante relativos a la identificación de la persona o colectivos implicados. Si la información se dirige a la empresa como tal, se mencionará esta circunstancia.  

Alternativa y opcionalmente, el informante puede dejar constancia de sus datos identificativos, esto es, nombre, apellidos y número de identificación.

 

7.3 Procedimiento de Investigación, Instrucción y Resolución 

La comunicación de información seguirá el Procedimiento que a continuación se describe:

 

7.3.1 Fase de Investigación 

Recibida la denuncia por el RCI se acusará recibo al informante en un plazo máximo de 7 días hábiles, indicándosele, de forma expresa, que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros y comunicándosele asimismo el curso que corresponde dar a la misma. Asimismo, incoará el Procedimiento de Investigación en el transcurso del cual se realizarán las siguientes actuaciones: 

• Analizará si la información está dentro del ámbito material y competencial del CI.

• En caso de ser preciso, se solicitará al informante cualquier ampliación o aclaración de su contenido.  

• Se cerciorará de la veracidad de los hechos de la denuncia.

• Se recabará la información que se precise del resto de departamentos de la empresa. Todos los empleados y las unidades organizativas o departamentos de la empresa tienen la obligación de colaborar en la investigación facilitando al Comité de Cumplimiento toda la información y documentación que le sea requerida para el esclarecimiento de los hechos. 

• Si fuese preciso, el Comité de Cumplimiento podrá recabar informes, tanto internos, esto es, de los responsables de los distintos departamentos de la empresa, como de profesionales externos, para obtener la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos y su evaluación. 

 

Sobre la base de las anteriores actuaciones, el Comité de Cumplimiento elaborará un Informe determinando si la información comunicada es PERTINENTE, lo que conllevará el inicio de la Fase de Instrucción, o bien NO PERTINENTE, en caso de que los hechos informados:

• Carezcan de toda verosimilitud.

• No sean constitutivos de una vulneración de lo dispuesto en el Código Ético o su normativa de desarrollo.

• Carezcan manifiestamente de fundamento o existan indicios razonables de haberse obtenido mediante la comisión de un delito, en cuyo caso, además de la consideración como NO PERTINENTE, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.

• No contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

 

La consideración de la comunicación como NO PERTINENTE, conllevará el archivo motivado de la misma y la información al informante de dicho extremo. El contenido del Informe motivado será el siguiente: 

• Información descriptiva de la comunicación con indicación de su fecha de recepción. 

• Datos aportados en la comunicación. 

• Valoración del contenido de la denuncia y la fiabilidad del informante. 

• Análisis de la información recibida y la integración de la misa con expresión de las hipótesis más probables y de mayor riesgo. 

• Medidas propuestas o ya realizadas con carácter preliminar, en caso de que el RCI las haya considerado necesarias por motivos de urgencia para evitar o al menos minimizar las consecuencias perjudiciales para la empresa de los hechos denunciados. 

Sin perjuicio del procedimiento de tramitación interno de la denuncia, el RCI podrá dar cuenta de los hechos denunciados al Ministerio Fiscal si, en virtud de informe motivado sobre la gravedad de su contenido y fiabilidad de la misma, tan pronto como considere que los hechos pueden ser constitutivos de cualquier ilícito penal.  

 

7.3.2 Fase de Instrucción 

La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados. El inicio de esta fase implicará que el RCI realizará las siguientes actuaciones con el fin de impulsar el procedimiento: 

• Trasladará al órgano de Administración de la empresa el Informe elaborado en Fase de Investigación, con el fin de que tenga conocimiento temprano de la misma y pueda tomar las decisiones que correspondan, relativas a las posibles deficiencias de la organización que puedan estar permitiendo actividades irregulares, todo ello con independencia del desarrollo del procedimiento. 

• Comunicará al informante de la apertura de la Fase de Instrucción. 

• En relación con la persona afectada: 

• Salvo que se ponga en riesgo el curso de la instrucción como consecuencia de que exista la posibilidad de facilitar la ocultación, destrucción o alteración de pruebas, se informará a la persona afectada de la recepción de la información relatándose los hechos de manera sucinta con indicación de todos los derechos que le asisten, esto es, presentar alegaciones y del tratamiento de sus datos personales.

• En caso de no informar a la persona afectada, el RCI justificará por escrito y de manera detallada los extremos que le han llevado a esa conclusión.  

• En ningún caso se comunicará al sujeto afectado la identidad del informante ni dará acceso a la comunicación.

• Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.

• A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

 

7.3.3 Fase de Conclusiones 

Una vez recabadas las pruebas pertinentes y analizadas junto con la información disponible desde el inicio de la comunicación de la denuncia, se cerrará la Fase de Instrucción y procederá la toma de decisiones acerca de la procedencia o no de la información, así como, en su caso, proponer al órgano de Administración las medidas a adoptar.

Las conclusiones pueden dirigirse en dos sentidos:

• Comunicación no procedente: en el supuesto de que la investigación de los hechos comunicados ponga de manifiesto la ausencia de incumplimiento, el RCI informará al informante y al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que la sustenten, en el Informe de Conclusiones. 

• Comunicación procedente: en el supuesto de que se pruebe que los hechos comunicados son ciertos y constitutivos de incumplimiento, se deberán detallar los extremos que sustenten dicha conclusión en el Informe de Conclusiones, dando un plazo adicional a la persona afectada para ofrecerle posibilidad de defensa para que pueda aportar prueba suficiente que desvirtúe lo probado hasta esa fase procesal. 

 

El Informe de Conclusiones reflejará el resultado de la Fase de Instrucción y en base al mismo se tomarán las decisiones relevantes con respecto a la persona afectada. Dicho informe contendrá los siguientes extremos, expuestos de manera clara y concisa: 

• Exposición detallada de los hechos junto con la identificación y fecha de recepción de la información.

• Objeto de la investigación y finalidad de esta. 

• Actuaciones y aspectos analizados, con los hechos relevantes investigados y detectados, así como las evidencias y documentación aportadas y utilizadas en el procedimiento con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.

• Conclusiones alcanzadas y valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.

• Proposición de medidas, tanto disciplinarias como correctoras o preventivas, a adoptar. 

• Graduación de las infracciones, de acuerdo con la legislación laboral y el régimen disciplinario interno. 

 

7.3.4 Fase de Resolución 

Una vez redactado el Informe de Conclusiones, previa comunicación al Comité de Cumplimiento, el RCI lo elevará a la Dirección de la empresa para la resolución del procedimiento y la toma de las decisiones oportunas.  

El órgano de Administración de la empresa resolverá por escrito las decisiones que considera oportuno tomar, esto es, las medidas a adoptar, así como las infracciones a imponer, en su caso. 

 

7.3.5 Duración máxima del procedimiento

La duración de las actuaciones de investigación y resolución del procedimiento no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se pudo remitir un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo en aquellos casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

 

7.5 Colaboración pública

Durante cualquier momento de la investigación, el RCI procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la fiscalía europea.

 

7.6 El equipo investigador 

En el desarrollo del procedimiento de investigación, el RCI puede solicitar el apoyo de diferentes áreas de la organización tales como: 

• Asesoría Jurídica, con el fin de analizar las posibles consecuencias jurídicas del procedimiento. 

• Sistemas, con el fin de la obtención de las evidencias digitales. 

• Dirección, con el fin tanto de la resolución del procedimiento como para facilitar al Comité de Cumplimiento el acceso a determinados recursos adicionales para completarlo. 

• Recursos Humanos, con el fin de colaborar en la decisión y la ejecución de las medidas disciplinarias a adoptar.

• Atención al Cliente, con el fin de colaborar en la obtención de información del denunciante y/o clientes involucrados en el procedimiento. 

• Delegado de Protección de Datos.

• Los encargados de tratamiento que eventualmente se designen.

En cualquier caso, el RCI dará acceso a la información mínima necesaria a dichos miembros del equipo, con el fin de que se garantice la confidencialidad del procedimiento y se salvaguarde la identidad del informante.

En este sentido, las áreas que colaboren con el RCI en el proceso de información no tienen por qué conocer el contenido exacto de las denuncias ni todos sus extremos, debiéndose limitar el acceso a la información estrictamente necesaria para que las áreas a las que se solicita colaboración puedan cumplir su cometido. 

Asimismo, se informará a los miembros del equipo investigador de toda la legislación de protección de datos aplicable a la investigación.