1. OBJETIVO

Con la aprobación de este procedimiento, ARENAL PERFUMERIAS establece un proceso para fomentar la cultura de cumplimiento normativo, así como del suministro o comunicación de informaciones de infracciones o vulneraciones de la normativa legal, configurándose como un mecanismo para prevenir y detectar amenazas en todos los ámbitos del negocio, en conformidad con las disposiciones legales y reglamentos aplicables.

Del mismo modo la Dirección de ARENAL PERFUMERIAS con este procedimiento pretende conseguir un ambiente de trabajo productivo, seguro y respetuoso para todas las personas, declarando que el acoso sexual y el acoso por razón de sexo no se permitirá ni tolerará bajo ninguna circunstancia y para que este comportamiento no se ignore y sea sancionado con contundencia, seguirá el presente procedimiento.

 

2.    ÁMBITO DE APLICACIÓN

Todos los empleados y partes relacionadas con ARENAL PERFUMERIAS, independientemente del puesto, posición o relación que mantengan, tendrán la responsabilidad de informar sobre infracciones cometidas en el contexto laboral o profesional.

Para ello ARENAL PERFUMERÍAS dispone de un Sistema Interno de Información, que servirá como plataforma para presentar informaciones incluidas dentro del siguiente ámbito:

• Infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando:
  o    Afecten a alguna de las materias señaladas en el Anexo I de la Directiva 2019/1937
  o    Afecten a los intereses financieros de la Unión 
  o    Incidan en el mercado interior;
• Infracciones administrativas graves o muy graves;
• Hechos delictivos; o
• Situaciones de acoso sexual y acoso por razón de sexo o identidad de género que, en su caso, se produzcan en relación con el desempeño del trabajo o de la prestación de los servicios.

 

3.    REFERENCIAS

Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.

 

4.    DEFINICIONES

AAI: Autoridad Independiente de Protección del Informante 

CCAA: Comunidad Autónoma

OA: Órgano de Administración

SII: Sistema interno de información

RSI: Responsable del Sistema de Información

 

5.    RESPONSABILIDADES

El OA de Arenal Perfumerías:

• Es responsable de implantar el SII.
• Es responsable de aprobar el procedimiento de gestión de informaciones.
• Es responsable de nombrar y cesar a un RSI y notificar su alta o cese a la AAI u órgano competente de la CCAA, en el plazo de 10 días hábiles

El RSI es responsable de la gestión independiente y autónoma de todas las comunicaciones registradas en el sistema interno de información, así como de la tramitación diligente de las informaciones recibidas, tratando en todo caso de evitar situaciones de conflicto de interés.

El RSI, es un órgano colegiado compuesto por tres miembros de ARENAL PERFUMERÍAS, delegándose las funciones de gestión del SII en uno de ellos, que tendrá la cualidad de directivo de la organización. En aquellos casos en los que cualquier tramitación del SII pueda provocar un conflicto de interés con dicho delegado, éste será sustituido en las funciones de gestión por otro de los miembros del RSI. 

 

6.    DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 - RÉGIMEN DE COMUNICACIÓN -

ARENAL PERFUMERÍAS pone a disposición de sus empleados y terceras partes relacionadas un SII para utilizarse cuando éstos tengan conocimiento o consideren que han sido participes, voluntaria o involuntariamente, de una situación susceptible de ser informada a la compañía.

Dicho SII estará disponible en la sección CANAL DE INFORMACIÓN de la home de la web corporativa www.arenal.com, mediante la cumplimentación del correspondiente formulario electrónico. 

El contenido mínimo de la información será una descripción de los hechos y argumentos en los que se fundamente, así como las correspondientes pruebas, en caso de que disponga de ellas, indicando los elementos o circunstancias que permitan acreditar la concurrencia de éstos.

El informante podrá facilitar su nombre, apellidos, número de identificación y datos de contacto (teléfono, dirección de correo electrónico, etc.).

Finalmente, en caso de que la información sea nominativa, el informante suministrará los datos de que disponga relativos a la identificación de la persona o colectivo con los que se relacionan los hechos informados. Si la información se dirige a la empresa como tal se indicará tal circunstancia.

 

- CARACTERÍSTICAS Y PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO -

El SII se caracteriza por ser abierto, al estar disponible para cualquier empleado, directivo o tercera persona, así como por permitir el anonimato de los informantes. 

El SII es un sistema seguro, que garantiza la confidencialidad y protección de los datos impidiendo el acceso del personal no autorizado a la identidad del informante, así como de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y las actuaciones desempeñadas para la gestión y tramitación de la misma.

Los principios rectores del procedimiento son los siguientes: 

CONFIDENCIALIDAD: se garantiza la confidencialidad del informante, a salvo de que dicha información sea exigida por autoridad administrativa o judicial, así como el cumplimiento en su tramitación de las normas sobre Protección de Datos de Carácter Personal. El no mantener la confidencialidad está tipificado como una infracción muy grave en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, incluyendo a cualquier persona que posea información sobre la denuncia, aunque no tengan relación con la gestión de la misma.

INDEMNIDAD: los informantes tendrán derecho a las siguientes medidas de protección siempre y cuando concurran las siguientes circunstancias:

• Existan motivos razonables para pensar que la información suministrada es veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes.
• La comunicación se haya realizado conforme a los requerimientos del presente procedimiento.
• La información se refiera a Infracciones del Derecho de la Unión Europea, en el ámbito mencionado en el apartado 2 del presente procedimiento, infracciones administrativas graves o muy graves o hechos delictivos.

Las medidas de protección aplicables a los informantes serán las siguientes:

• Ausencia de represalias, incluidas las amenazas o tentativas de represalias, entendiéndose por tales, a título meramente enunciativo, la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, los daños reputacionales o económicos, la evaluación o referencias negativas respecto del desempeño laboral o profesional, la inclusión en listas negras, la denegación de permisos, la denegación de formación o la discriminación o el trato desfavorable o injusto.
• Medidas de apoyo tales como la información y asesoramiento.

Quedan expresamente excluidos de la protección mencionada aquellas personas que comuniquen o revelen:

• Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido consideradas no pertinentes.
• Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
• Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
• Informaciones fuera del objeto del presente Procedimiento. 

ESCRITO: el procedimiento de información tiene un carácter eminentemente escrito, sin perjuicio de que determinadas actuaciones que se tomen en el curso del proceso tengan carácter verbal (comunicación de la información inicial, información a la persona afectada, entrevistas individuales con testigos o denunciante, etc). 

IMPULSO de la investigación por parte de la organización. Una vez que el RSI reciba, por cualquier vía, una comunicación susceptible de ser contraria a las normas internas de la organización, la investigación no puede depender de la voluntad del denunciante.  

CONTRADICCIÓN: el procedimiento requiere permitir al denunciado que, ante la imputación de unas conductas, y en exigencia al respeto a la presunción de inocencia y al honor, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que a su Derecho convenga.

RESPETO DE LA NORMATIVA APLICABLE A LOS DATOS PERSONALES suministrados en los términos exigidos por la Ley 2/2023.

 

- PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN -

RECEPCIÓN
Cualquier persona que crea tener conocimiento de un hecho denunciable realizado en ARENAL PERFUMERIAS puede ponerlo en conocimiento del RSI por la vía de comunicación habilitada para este fin, esto es, el formulario electrónico disponible en la sección CANAL DE INFORMACIÓN alojada en la home de la web corporativa www.arenal.com

En el plazo máximo de 7 días tras la recepción de la información, el RSI acusará recibo al informante indicándole, de forma expresa, que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros y comunicándole asimismo el curso que corresponde dar a la misma.  

EVALUACIÓN PREELIMINAR
Tras la recepción de la información, el RSI incoará el procedimiento y realizará una evaluación preliminar con el fin de analizar si la información cae dentro del ámbito del SII así como para cerciorarse de la veracidad de la denuncia, con el fin de concluir, sin demora injustificada, el avance o no de la investigación, esto es:

1. En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que la misma es considerada que no vulneran ninguna normativa dentro del ámbito de aplicación del presente procedimiento, sea inconsistente, poco seria, sin fundamento o inverosímil, así como si no contiene ninguna información nueva y/o significativa, se considerará NO PERTINENTE y deberá archivarse e informarse al autor de la comunicación, en caso de haber dado alguna dirección de contacto.
2. En aquellas denuncias que el análisis preliminar concluya que existan indicios suficientes de comisión de infracción, se considerarán PERTINENTES y el RSI iniciará la fase de investigación.  

Tanto en caso de que la información se considere PERTINENTE o NO PERTINENTE, el RSI realizará un informe motivado con el siguiente contenido como conclusión de la evaluación preliminar:

• Información descriptiva de la comunicación con indicación de su fecha de recepción.
• Datos aportados en la comunicación.
• Valoración del contenido de la denuncia y la fiabilidad del informante.
• Análisis de la información recibida y la integración de la misa con expresión de las hipótesis más probables y de mayor riesgo.
• Medidas propuestas o ya realizadas con carácter preliminar, en caso de que el RSI las haya considerado necesarias por motivos de urgencia para evitar o al menos minimizar las consecuencias perjudiciales para la empresa de los hechos denunciados.

INVESTIGACIÓN
La investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados. El inicio de esta fase implicará que el RSI realizará las siguientes actuaciones con el fin de impulsar el procedimiento:

• Comunicar al informante de la apertura de la fase investigación.
• Solicitar al informante cualquier ampliación o aclaración del contenido de la información en caso de que lo considere necesario.
• Recabar la información que se precise del resto de departamentos de la empresa. Todos los empleados y las unidades organizativas o departamentos de la empresa tienen la obligación de colaborar en la investigación facilitando al RSI toda la información y documentación que le sea requerida para el esclarecimiento de los hechos, manteniendo una confidencialidad absoluta.
• Si fuese preciso, el RSI podrá recabar informes, tanto internos, esto es, de los responsables de los distintos departamentos de la empresa, como de profesionales externos, para obtener la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos y su evaluación.
• En relación con la persona afectada: 
  o  Salvo que se ponga en riesgo el curso de la instrucción como consecuencia de que exista la posibilidad de facilitar la ocultación, destrucción o alteración de pruebas, se informará a la persona afectada de la recepción de la información relatándose los hechos de manera sucinta con indicación de todos los derechos que le asisten, esto es, presentar alegaciones y del tratamiento de sus datos personales.
  o  En caso de no informar a la persona afectada, el RSI justificará por escrito y de manera detallada los extremos que le han llevado a esa conclusión.  
  o  En ningún caso se comunicará al sujeto afectado la identidad del informante ni dará acceso a la comunicación.
  o  Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
  o  A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

INFORME FINAL
Una vez concluida la investigación interna, el RSI elaborará un informe final, teniendo en cuenta la evaluación final de los resultados, detallando el caso ocurrido y las diligencias ejecutadas, el cual deberá clasificar la conclusión de la investigación como:

1. NO PROCEDENTE, cuando los resultados no confirmen la denuncia comunicada o no existe constataciones suficientes para confirmarla.
2. PROCEDENTE, las constataciones confirman la infracción comunicada.

Dicho informe final, reflejará el resultado de la fase de investigación y contendrá los siguientes extremos, expuestos de manera clara y concisa:

• Exposición detallada de los hechos junto con la identificación y fecha de recepción de la información.
• Objeto de la investigación y finalidad de la misma.
• Actuaciones y aspectos analizados, con los hechos relevantes investigados y detectados, así como las evidencias y documentación aportadas y utilizadas en el procedimiento con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
• Conclusiones alcanzadas y valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
• Adopción, en su caso, de medidas correctivas consideradas adecuadas y proporcionales para cesar la infracción, mitigar el riesgo identificado y prevenir la reincidencia de las infracciones relatadas, dando origen a:
  a)  Actualización de los procesos y métodos de control o políticas de la empresa.
  b)  Correcciones o ajuste de documentos.
  c)  Reporte a las autoridades reguladoras competentes.
  d)  Cese de relaciones contractuales.
  e)  Instauración del proceso disciplinar.
  f)  Remisión, en su caso, al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito.

El informe final será comunicado a la persona responsable de ejecutar las acciones indicadas, que tras su análisis decidirá qué medidas implementar, pudiendo seguir la orientación indicada en el informe, o aplicar otras que considere más adecuadas. 

COLABORACIÓN PÚBLICA
Durante cualquier momento del procedimiento, el RSI remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la UE se remitirá a la Fiscalía Europea.

En caso de ser necesario y adecuado, y así sea requerido legalmente, en función del tipo y naturaleza de la infracción, se procederá a la comunicación de la misma a las autoridades competentes.

DURACIÓN MÁXIMA DEL PROCESO
La duración de las actuaciones de investigación y resolución del procedimiento no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, si no se pudo remitir un acuse de recibo al informante, o a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo en aquellos casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales, previo informe justificativo del RSI.

 

- SEGUIMIENTO-

El RSI informará anualmente al OA de ARENAL PERFUMERIAS de:

1. El número de comunicaciones recibidas anualmente y un breve resumen de la descripción de las irregularidades comunicadas
2. Las denuncias que son objeto de requerimiento previo y un breve resumen del contenido de dichas comunicaciones y de los motivos de la decisión de archivo del expediente
3. Los expedientes objeto de examen y una breve descripción de las presuntas irregularidades subyacentes a dichos procedimientos
4. Las medidas urgentes tomadas al amparo del presente procedimiento

REGISTRO y CONSERVACIÓN de DENUNCIAS
Los responsables de la recepción y tratamiento de denuncias asegurarán la gestión de un registro de denuncias recibidas y su conservación, por lo menos, durante un periodo de 5 años e, independientemente de este plazo, durante la vigencia de los procesos judiciales o administrativos referentes a la denuncia.
El SII dispone de un libro de registro electrónico para la gestión de denuncias con acceso restringido donde consta:

• ID denuncia.
• Fecha de recepción.
• Código de identificación.
• Actuaciones desarrolladas.
• Medidas adoptadas.
• Estado.
• Fecha cierre.

EQUIPO INVESTIGADOR

En el desarrollo de la investigación, el RSI puede solicitar el apoyo de diferentes áreas de la organización internas/externa tales como: 

• Asesoría Jurídica, con el fin de analizar las posibles consecuencias jurídicas del procedimiento.
• Sistemas, con el fin de la obtención de evidencias digitales.
• Órgano de administración, con el fin tanto de la resolución del procedimiento como para facilitar al RSI el acceso a determinados recursos adicionales para completarlo.
• Recursos Humanos, con el fin de colaborar en la decisión de las medidas disciplinarias a adoptar.
• Atención al Cliente, con el fin de colaborar en la obtención de información del denunciante y/o clientes involucrados en el procedimiento. 

En cualquier caso, el RSI dará acceso a la información mínima necesaria a dichos miembros del equipo, con el fin de que se garantice la confidencialidad del procedimiento, se salvaguarde la identidad del informante y no se pongan en peligro las medidas de protección al informante, contenidas en el presente procedimiento.

Asimismo, se informará a los miembros del equipo investigador de toda la legislación de protección de datos aplicable a la investigación.